Des séminaires de réflexion pour se poser !
« Les journées et les semaines passent à une vitesse folle ! ». « Je suis rentré de vacances il y a 3 jours, j’ai l’impression que c’était il y a 2 à 3 semaines ! »
En deux phrases, nous résumons notre vie quotidienne, organisée à tenir le rythme des décisions de tous niveaux, de réunions et autres conférences, de déplacements, de rencontres clients, de lectures de nos emails, de coups de fil en coups de fil, de diverses contraintes de dernière minute…
Finalement, la vie des membres de comité de direction est quasi exclusivement tournée vers leur propre service, qu’il tienne en chef d’orchestre.
Les réunions de direction, Codir et Comex, sont chaque mois une occasion de partager des informations (beaucoup) et de prendre des décisions (peu).
La stratégie, sa mise en œuvre sont noyées dans un flot continu de présentations, de dossiers, de communication de tous ordres.
Sentant l’essentiel nous échapper, le dirigeant décide de mobiliser son équipe rapprochée pour un séminaire de réflexion !
Enfin prendre un peu de recul sur ce qui est important : respirer, réfléchir ensemble.
Trouver une date est toujours difficile, elle est fixée sous quelques semaines … et est parfois repoussée. Cela démontre la difficulté que l’on a à prendre du temps.
Suit alors une préparation demandée à chacun et un ordre du jour pour un séminaire « au vert ».
Nous connaissons tous les bienfaits de ces réunions : se connaître, aborder des sujets de fond, échanger … et aussi ses défauts, trop de sujets, pas assez de préparation, des interventions inégales en temps et en valeur, des prises de parole autocensurées, des sujets à parfaire pour prendre des décisions … , ce qui, à la fin du séminaire, offre une satisfaction variable à son initiateur et aux participants puis à leur équipes.
Deux besoins apparaissent toujours à l’issue de ce type de séminaire
- Le premier est le temps qu’il faut pour clarifier les plans d’actions, les méthodes pour construire des solutions opérationnelles, la faisabilité de la mise en œuvre et le suivi des décisions prises ainsi que l’évaluation de leur contribution.
- Le deuxième n’est généralement pas formalisé, c’est l’alignement des membres du comité de direction pour déployer rapidement les actions, respecter et faire respecter les décisions, accompagner leurs équipes dans la mise en œuvre.
En y réfléchissant, j’ai trouvé comment éviter ces inconvénients et s’offrir un séminaire stratégique pleinement réussi, ressenti comme tel, avec un niveau de satisfaction communiqué aux équipes les jours suivants et piloté au fil des semaines, avec l’envie de réussir !
Un peu de pragmatisme et beaucoup de cohérence pour réussir ses séminaires.
Commençons par la cohérence :
- Réfléchir en équipe est une course de fond.
- Plus on s’entraîne, plus on produit une valeur ajoutée forte pour l’entreprise.
- Mettre les cerveaux en résonance, c’est prendre un abonnement à la salle de sport. Il faut des séances régulières d’entraînement (entre les séminaires stratégiques) pour 2 compétitions par an (1 séminaire stratégique et 1 comité de direction étendu).
- C’est un tout, être cohérent, être une équipe, prendre plaisir et le temps à travailler ensemble. Se préparer en petits groupes, se concentrer sur un objectif clair, mesurer les résultats, faire bouger les indicateurs et communiquer les progrès, les réussites.
Question pragmatisme, je propose plusieurs pistes pour réduire les contraintes :
- Les membres de comité de direction travaillent peu ensemble, de manière structurée et structurante.
- La préparation du séminaire est perçue comme venant en sus du quotidien.
- Le jour J, la mise en condition est généralement réduite à un ordre du jour, qui est au préalable perçu comme chargé.
- Les échanges et les présentations propices à la réflexion sont souvent hétérogènes.
- Les distances, les convictions, la maturité des uns et des autres sur un même sujet ne sont pas bien appréciées.
On sous-estime aussi beaucoup d’autres points :
- Se focaliser sur des sujets réellement stratégiques n’est pas habituel.
- Savoir travailler ensemble pour mener la réflexion demande de s’approprier des règles et de prendre une posture d’ouverture, chacun n’attribue pas la même valeur au sujet abordé, à son implication stratégique et à ce qu’il faut intégrer en terme d’impacts dans la mise en œuvre pour le management.
- Les échanges partent de convictions peu étayées ou pas partagées, où l’on peut vite se figer sur des postures et des « a priori ».
Les solutions : de la simplicité et de la méthode !
Elles consistent à répondre à 2 questions :
- A quoi faut-il réfléchir ?
- Comment travailler ensemble ?
Ma recommandation pour préparer un séminaire stratégique traite ces deux questions.
6 semaines en amont du séminaire, je prépare ce qui va permettre à chacun de délimiter le chemin à parcourir, de réévaluer ses convictions, de se préparer mentalement à débattre pour faire des choix.
La préparation réside dans deux entretiens individuels qui permettent de définir les axes de réflexion, les points à prendre en compte pour chacun.
A partir d’une synthèse de ces entretiens, je propose un ordre du jour et valide la méthode d’animation avec le dirigeant pour que le séminaire produise une réflexion stratégique.
A quoi faut-il réfléchir dans un séminaire stratégique ?
- Je choisis 2 ou 3 sujets, clairement identifiés et évalués pour leur contribution à la pérennité de l’entreprise, à l’atteinte de mes objectifs.
Comment travailler ensemble ?
- Je constate que de plus en plus de comités de direction veulent faire cette démarche. Se remettre à travailler ensemble, par plaisir et par efficacité.
- C’est le moyen de s’appuyer, pour chaque membre du comité de direction, sur la solidité de ses proches collaborateurs. Il peut ainsi assumer son rôle et sa position dans l’entreprise, avant d’être le patron de sa direction.
- Les 2 – 3 sujets stratégiques retenus à déployer demandent un travail pour garantir le succès de leur mise en œuvre.
- Par petit groupe (2 ou 3 personnes) et en quelques semaines, les membres du comité de direction se réunissent pour bâtir de vraies solutions, pour chaque sujet. Des solutions simples où les impacts pour le management sont identifiés. Les moyens d’accompagnement du management sont évalués finement : lui permettre de réaliser un déploiement qui doit être rapide, pour des résultats mesurables. Les membres du comité de direction valident aussi comment se créer une vision du terrain afin d’ajuster si besoin les solutions.
Par expérience, cette méthode de préparation et de conduite de séminaire contente tous les participants. La performance est immédiatement perçue, l’alignement de tous est effectif. Et cette satisfaction va au-delà de la réussite du séminaire, car l’entreprise se transforme sur des sujets majeurs aux yeux de tous !